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Fujisaki

Author:Fujisaki

基本はシャーロッキアン。
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本の虫、中毒日記
読書感想文、乱発中。
なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 世界中のビジネスマンが学んだ成功の法則/ケリー・グリーソン
仕事が上手くいく人の仕事における習慣を紹介した本です。

著者のケリー・グリーソンさんはそういった習慣を根付かせていく仕事をされている方で、能率向上プログラム(PEP)と言うそうです。
この本ではPEPの導入の仕方、そして導入の実例が紹介されています。

□ すぐやる事とその効能
でもPEPだとか小難しそうなアルファベットに臆する必要はありません。
この本が270ページほどを割いて紹介しているのは実にシンプルな事で、『すぐやる事を習慣化する』だけなのです。
第一章で既に『望ましい結果を確実に生むための唯一の手段』として紹介されています。
後でやろう…の繰り返しで、一度確認した仕事を積み上げ、再び取り掛かる際にもう一度読む。
効率よく後回しにしようとして、必要以上に書類に時間を割く。
これは『後ですぐやる』という方式で、出来ない内は不必要に目を通さないという方法で解消されます。もちろんただ後回しにするのではなく、目の前の仕事を片付けたら、すぐやるのです。
これ、すぐやるだけでは混乱してしまう場合の対処法としては最適なんですね。
僕もこういった本でとりあえず目に付いた仕事を全て片付けようとあがいて、仕事の順序を読み誤ったりしたのですが、この考え方に救われました。

最初に仕事が発生した時に片付けておけば山積みの書類もできないし、気分的にも残務にとらわれずに未来の仕事のみを考えられて精神的に『健全』でいられます。

□ 環境を整える
またその為に必要な環境を整えることも大切です。
それはとても基本的なことで、すぐ手が届く場所に必要な道具…著者の例で言えば穴あけ器や工具が揃っていれば、すぐに取り掛かることが出来ますが、何か足りないものがあると思って動き回っている内に雑談に巻き込まれたり、新たな仕事を押し付けられたり…というのは誰しも経験があるのではないでしょうか。
もちろん自分のことばかりではなく、必要な備品が足りないときでも、自分が使える分だけ補充するのではなく、他の誰かが使う事まで考慮すれば、職場全体の効率が上がります。
また資料の場所なども整頓されていれば探す手間も省けます。
ここでもハンギングファイルが紹介されています。この手の本を読むと必ず登場しますね。
もはや常識だと思ってもいいでしょう。ちなみに僕の机も、フヨウなファイルを捨て去った空間にハンギングファイルが導入されました。便利ですし、上司に言われて必要なファイルが椅子に座ったままですぐに取り出せるというのは非常に格好良いですね。

□ PC内も整理
今の時代なのでPC内のファイルも整理しなければなりません。
ここで紹介されているのが、マイドキュメントなどのフォルダへ『1使用中』、『2参照』、『3保管』のフォルダを作ることです。
このどこへも入らないファイルは、すなわちゴミ箱へ行けばいいのです。
このフォルダへつけた番号も重要で、名称で配置を整えると、使用、参照、保管の順番で並ぶと言うものです。
こうしておけば自分がいないときでも、他の誰かが目的のファイルを見つけやすいし、何より『あのファイルはどこだ?』と言われた時にも説明しやすいです。

□ 日本流4つのセイ
なんとこの本で日本の四つのセイが紹介されています。
これは整理、整頓、清潔、清掃の四つのことです。
この四つは従来の『カイゼン』に対し、無駄の排除などの取り組み方なんですね。
文字だけを見れば単に事務所を綺麗にしておけ!と言うことですが、この四つをこなせば確実にPEPの基本的な部分が満たされていることになります。この四つが満たされている職場なら、山積みの仕事が後回しにされることも無いからです。

□ システム化
効率の良いやり方に関してシステム化することです。
これは職場ごと、担っている役割ごとで違ってくる部分もあるでしょう。
たとえば月~木まで訪問販売で動き回る職場で、金曜日のみの出勤では仕事が片付かないという従業員に対し、上手く対処できている従業員は普段から封筒を持ち歩き、必要な伝達事項を投函しておくことで、金曜日の出勤時には最小限の作業のみで終えることが出来るのです。
一週間分をまとめて処理するほかの従業員と、オフィスと離れながらも普段からオフィスと繋がり続けている従業員では、金曜日の作業量は違って当然です。

これはもちろん、一例。
僕の勤める会社ではこの方法は採用できないし、違うシステムが必要になります。
でもシステムの基本的指針はどこの会社でもあまり変わらないはずです。
たとえばこの封筒がトレイに変わるだけでもいいのです。
経理に渡す書類のトレイ、上司に渡す書類のトレイ、同僚に渡す書類のトレイ。
これらを分けておけば、定期的にトレイの中身を渡すだけでもいいし、相手が時間があるときに取りに来てくれるようにしても良いでしょう。


紹介されている方法は全てシンプルですが、実例も多く、何よりも本を閉じてすぐに実践出来る事ばかりです。
あなたも『仕事が上手くいく』習慣を身につけてみてはどうでしょう。


テーマ:最近読んだ本 - ジャンル:本・雑誌


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